Deine Buchhaltung neu gedacht: einfach, digital und smart
- 11. Feb.
- 5 Min. Lesezeit
Erfahrung trifft Zukunft: Administration und Buchhaltung im digitalen Zeitalter
Claudia Räber und Mirjam Müller, zwei Treuhänderinnen mit gemeinsam über 50 Jahren fundierter Erfahrung im klassischen Treuhandbereich und Spezialisierung im Erbrecht, haben an der Pitch Night im September 2025 aufgezeigt, wie Buchhaltung im digitalen Zeitalter funktioniert und an was Unternehmerinnen denken müssen, damit ihr Unternehmen auch im Unglücksfall handlungsfähig bleibt. In diesem Blog zeigen die beiden auf, wie einfach, digital und smart Administration und Buchhaltung im Zeitalter der Digitalisierung und KI sein kann. So werden die Administration und Buchhaltung einfach in den Alltag integriert und sind nicht mehr nur eine lästige Pflicht.
Zwischen Visionen und Zweifeln: Der Anfang deiner Selbstständigkeit
Vielleicht stehst du gerade am Anfang deiner unternehmerischen Reise. Oder du erinnerst dich gut an diese Phase zurück. In beiden Fällen kennst du das Gefühl: Einerseits Euphorie, andererseits Unsicherheit.
Bei der Aufnahme deiner unternehmerischen Tätigkeit sind etliche Punkte zu beachten. Angefangen bei der Wahl der für dich richtigen Unternehmensform über die Anmeldung bei den verschiedenen Sozialversicherungen inklusive der Auswahl der für dich passenden Versicherungslösung.
So ist die frühzeitige Anmeldung bei der Ausgleichskasse für die Abrechnung der AHV-Beiträge zentral, um 5% Verzugszinsen zu vermeiden. Es stellt sich die Frage, ob du dich bei der Mehrwertsteuer anmelden musst oder freiwillig anmelden möchtest und bestimmt macht es Sinn, dass du dir auch ein paar steuerplanerische Fragen stellst. All dies sind Punkte, welche du idealerweise frühzeitig klärst. Alles was du am Anfang mit Weitblick strukturierst, hilft dir in der Zukunft.
Plötzlich bist du nicht mehr nur Expertin in deinem Fachgebiet, sondern gleichzeitig Marketingverantwortliche, Backoffice-Mitarbeiterin, IT-Ansprechperson, Buchhalterin und manchmal sogar Rechtsexpertin.
Diese Vielzahl an Rollen kann überfordern. Gerade administrative Aufgaben fühlen sich oft wie ein notwendiges Übel an – etwas, das erledigt werden muss, aber kaum Freude bereitet. Doch genau hier liegt eine grosse Chance: Mit den richtigen digitalen Tools kannst du dir in der heutigen Zeit viele Arbeiten abnehmen lassen.
Digitale Tools als stille Helfer im Alltag
Moderne Administrationstools sind heute so aufgebaut, dass sie dich aktiv unterstützen. Stell dir einmal vor, dass du mit einem Tool arbeiten kannst, welches dir all diese Möglichkeiten bietet:
Adressverwaltung
Du kannst alle deine Kontaktadressen von Kunden und Lieferanten verwalten. Digitale Belege lädst du einfach hoch, die Adressdaten werden direkt ausgelesen und in dein Adressbuch aufgenommen. Die Daten werden automatisch mit den aktuellen Handelsregisterdaten abgeglichen, bereits vorhandene Datensätze werden prompt erkannt.
Produkt- und Leistungsverwaltung
Du hast die Möglichkeit, deine Produkte und Leistungen für die Rapportierung zu definieren. So individuell wie dein Angebot eben ist. Du musst nicht mehr aufwendig deine Offerten und Rechnungen von Grund auf niederschreiben, sondern du kannst das Passende aus deinen vorerfassten Produkten oder Leistungen aussuchen.
Arbeitszeitkontrolle
Du kannst deine produktiven Stunden erfassen und auf den Auftrag buchen. Ebenso hast du die Möglichkeit deine unproduktiven Leistungen zu definieren und in der Arbeitszeitkontrolle zu erfassen. Dies ermöglicht dir die Auswertung deiner Produktivität. Falls du Mitarbeiter:innen beschäftigst, hast du so eine einfache Arbeitszeitkontrolle und siehst sofort, ob die Arbeitszeit eingehalten ist. Falls du Mitarbeiter:innen im Stundenlohn beschäftigst, hast du auf einen Blick die Übersicht über die jeweils auszuzahlenden Stunden.
Offerten- und Auftragsverwaltung
Ein grosser Vorteil digitaler Lösungen liegt in der durchgängigen Prozesskette. Aus einer Offerte wird ein Auftrag, aus dem Auftrag eine Rechnung – alles auf Basis desselben Grunddokuments. Deine Leistungserfassung zeigt dir laufend, ob du im Zeit- und Kostenrahmen liegst oder ob Anpassungen nötig sind.
Erstellen der Kundenrechnung
Nachdem der Auftrag abgeschlossen ist und du mit wenigen Klicks eine transparente Rechnung erstellt hast - je nach Bedarf detailliert oder kompakt – hast du auch gleich einen Überblick über die offenen und bezahlten Kundenrechnungen. Falls du mit deinen Kunden einen Pauschalbetrag vereinbart hast, siehst du aufgrund der Auswertung wie genau deine Kalkulation war. Dies hilft dir für die zukünftige Kalkulation deiner Angebote.
Die Dokumente Offerte, Auftrag und Rechnung basieren alle auf demselben Grunddokument. Es entstehen keine Doppelspurigkeiten. Selbstverständlich personalisiert mit deinem Logo und deinem Layout.
Erfassen von Lieferantenrechnungen
Die Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern kannst du ins Portal hochladen und hinterlegen, auf welches Aufwandkonto diese verbucht werden sollen. Nach der erstmaligen Erfassung erkennt das System beim nächsten Mal den Lieferanten und schlägt dir automatisch vor, wie die Rechnung verbucht werden könnte. Ebenso kann das Tool die MWST korrekt lesen und verbuchen.
Spesenerfassung
Es gibt nichts mühsameres, als die altbekannte «Zetteliwirtschaft». Du warst nur kurz einkaufen und steckst die Quittung in eine Jackentasche oder nimmst sie vielleicht gar nicht mit. Ein digitales Administrationstool kann dir die Möglichkeit bieten, die Quittungen sofort mit deinem Handy zu fotografieren und direkt in deine Buchhaltung zu laden. So musst du nie mehr nach Kleinquittungen suchen.
Anbindung ans E-Banking / laufende Kontrolle über deine Finanzen
Du kannst deinen E-Banking-Vertrag in dein digitales Administrationstool einbinden. Sämtliche Zahlungseingänge und -ausgänge werden automatisch täglich bei deiner Bank abgeholt und den vorhandenen Kunden- und Lieferantenrechnungen zugeordnet. So siehst du laufend, welche deiner Kunden allenfalls mit der Zahlung im Rückstand sind oder vielleicht nur einen Teilbetrag bezahlt haben. Ein manueller Abgleich entfällt komplett.
Ebenso hast du einen Überblick über die Rechnungen, welche du noch bezahlen musst. Zahlungsaufträge kannst du direkt aus dem Administrationstool veranlassen – ganz ohne Wechsel des Programms.
Zusammenarbeit mit deiner Treuhandfirma: effizient und professionell
Deine Treuhandfirma kann jederzeit Einblick in dein Administrationstool haben und unterstützt dich so punktuell und genau nach deinen Bedürfnissen. Ebenso fliessen deine vorerfassten Daten in eine professionell geführte doppelte Buchhaltung und können dort weiterverarbeitet werden. Dies ermöglicht eine saubere Auswertung deiner Daten und eine korrekte Abbildung der MWST. Über die lückenlose Erfassung sind auch schon viele Daten und Unterlagen für den Jahresabschluss vorhanden. Die Synergien werden auch hier optimal genutzt.
Mehr Zeit für das, was dir wirklich wichtig ist
Mit einem guten digitalen Administrationstool hast du eine smarte Lösung, welche du für all deine administrativen Tätigkeiten nutzen kannst – von der Adressverwaltung bis hin zur Buchhaltung. Du kannst damit mühsame Handarbeit verhindern und Doppelspurigkeiten vermeiden. Je nach Softwareanbieter musst du dafür weder ein eigenes Programm kaufen noch an Updates denken – dies läuft alles automatisch über deine Treuhandfirma. Damit hast du mehr Zeit für dein Kerngeschäft und trotzdem bist du up to date und professionell betreut, was deine Finanzen betrifft.
Wenn wir nun dein Interesse geweckt haben, stellen wir dir gerne unser treuhandwerk.online vor. Melde dich einfach bei uns – auch für andere Treuhandfragen. Selbstverständlich unterstützen wir dich beim Einrichten der Stammdaten und bieten dir eine individuelle Einführung ins Tool. Von uns erhältst du ein Rundum-Sorglos-Paket aus einer Hand.
Übrigens: Im Hintergrund zu diesem Administrationstool steht der Schweizer Softwareanbieter Abacus. Sämtliche Daten befinden sich in der Schweiz. Ein grosses Plus, was die Datenschutzbestimmungen betrifft.
deine Räber Treuhand GmbH: Mit Weitblick aufs Wesentliche bei jeder Wetterlage an deiner Seite.
Kommentare